Stappenplan nieuwe telefooncentrale voor huisartsen

“We hebben een nieuwe telefooncentrale nodig, maar waar moeten we beginnen”

Dit horen wij vaak als we in gesprek gaan met huisartsen. Om je op weg te helpen vind je hieronder een handig stappenplan voor jouw nieuwe telefooncentrale. Wanneer jouw praktijk nog gebruik maakt van een fysieke telefooncentrale op locatie, is het zaak jou eerst bij te laten praten over de laatste stand van techniek en een betrouwbaar en veilig alternatief te zoeken.

Het verschilt per situatie wat de beste telefonie-oplossing is voor jouw onderneming. Een snelle overstap van inpandige centrale naar “de cloud”  levert niet altijd de beste toekomst vaste oplossing. Het inwinnen van advies op maat is essentieel. Zeker bij huisartsenpraktijken waar een afgesloten en beveiligd netwerk een must is.

Stappenplan

In 6 stappen naar een nieuwe telefooncentrale. Deze stappen zijn gericht op Huisartspraktijken of andere eerstelijns zorginstellingen. Neem vooral contact met ons op als je direct advies wilt.

Stap 1: Opstellen checklist

Elke praktijk heeft een eigen werkwijze en behoefte aan andere functionaliteiten. Gebruik de checklist onderaan dit blog om na te gaan welke functies jullie nodig hebben. En let op de vereisten voor het beveiligen van persoonsgegevens.

Stap 2: Inventarisatie apparatuur

Hoeveel apparatuur heeft jouw praktijk nodig. Maak een overzicht met hoeveel headsets, vaste en mobiele toestellen er nodig zijn.

Stap 3: Nodig 2 a 3 partijen uit

Elke praktijk is uniek en vereist dus een maatwerk oplossing. Ga niet voor de snelle stap door enkel online offertes op te vragen, maar nodig de partijen uit voor een toelichting. Op deze manier kom je erachter of de partij bij jou past en of je een lange termijn samenwerking ziet zitten. Zeker voor huisartspraktijken waar veilige lijnen en bereikbaarheid essentieel zijn, is het verstandig een partij te kiezen die specifieke ervaring in de branche heeft.

Stap 4: Vergelijk de voorstellen

Kijk naar de prijs maar beoordeel ook het totaalplaatje. Zaken ter overweging zijn bijvoorbeeld:

• Is er een klantenservice die dagelijks bereikbaar is
• Levert de partij een beveiligde lijn
• Is de prijs voor een telefonie pakket vast of variabel
• Wat is de opzegtermijn
• Neemt de partij de hele implementatie uit handen

Stap 5: Implementatie nieuwe systeem

Een goede partner in telefonie zorgt voor een soepele overgang naar een nieuw telefoonsysteem. Het is wel verstandig om jouw collega’s goed voor te bereiden op de geplande wijziging en bijvoorbeeld de bandjes al in te spreken. Hierdoor zal alles op de dag van de overstap soepel verlopen.

Checklist belangrijke functies van een nieuwe telefooncentrale

Bekijk hier welke functies voor jouw praktijk van belang zijn. Hiermee heb je direct een checklist om voorstellen van telefonie oplossingen te beoordelen.

• Uitgebreide wachtrij
• Keuzemenu
• Koppeling met mobiel
• Receptenlijn
• Doorverbinden en intern bellen
• Faxen
• Separatie spoedlijn
• Noodscenario bereikbaarheid
• Sluitingstijden en waarnemingen
• Onbeperkt bellen
• Noodknop
• Call recording
• Anders namelijk…