Ervaringen uit de praktijk: overstappen naar Huisartsentelefonie

Voor huisartsen, praktijkmanagers en doktersassistenten kan de overstap naar een nieuw telefoniesysteem behoorlijk spannend zijn. Dat heeft vaak te maken met de cruciale rol van continue communicatie in de zorg. Als praktijk wil je enerzijds patiënten de garantie bieden dat je altijd bereikbaar bent. Anderzijds krijg je te maken met zaken zoals de technische integratie en personeelstrainingen over het nieuwe systeem. Ondanks de verschillende uitdagingen zorgen wij altijd voor een naadloze overstap. Benieuwd hoe zo’n overstap er in de praktijk uitziet? Jacqueline Frencken is praktijkmanager bij twee huisartsenpraktijken in Limburg en vertelt hoe zij de overstap naar Huisartsentelefonie heeft ervaren.

Wat was voor de praktijken de reden om verder te kijken naar andere telefonieproviders?

‘’Via een andere praktijk maakten we kennis met Huisartsentelefonie en de mogelijkheden die daarmee gepaard gingen. Hier kwamen onderdelen voorbij die bij onze toenmalige telefonieleverancier ontbraken, zowel functionaliteiten als een meedenkende partner in telefonie. Bovendien zochten we een partij met een goede klantenservice die snel, maar secuur te werk ging.’’

Wat maakt het dat je koos voor Huisartsentelefonie?

‘’De persoonlijke aanpak en het écht luisteren naar waar de behoefte ligt, gaf voor ons de doorslag. Na een aantal gesprekken te hebben gevoerd, hadden we er alle vertrouwen in en dat hebben ze ook waargemaakt. Ook vinden we het heel belangrijk dat er flexibiliteit en keuzevrijheid mogelijk is in de producten en diensten. Zo hebben we een goede basis waar we op lange termijn mee verder kunnen groeien en verbeteren."

Zag je voor de overstap ergens tegen op?

‘’Uiteraard was ik als praktijkmanager bang dat de systemen op de dag van de overgang offline zouden gaan en we niet bereikbaar zouden zijn. In het verleden heb ik dat wel eens meegemaakt en daardoor zie je toch wel op tegen zo een stap. Bij de overstap naar Huisartsentelefonie zijn we gelukkig doorlopend bereikbaar gebleven, bij beide praktijken.”

Hoe hebben jullie het hele proces ervaren?

“We vonden het erg prettig dat er vanuit Huisartsentelefonie specialisten op de locaties kwamen kijken bij de kennismaking. Vervolgens werd er een inventarisatie gemaakt op basis van onze informatie, zoals hoeveel gebruikers er met het telefoniesysteem zouden gaan werken. Er volgde een offerte en gesprekken over aanvullende diensten, zoals de terugbelfunctie. We konden er ook voor kiezen om dit soort functies pas later te overwegen, nadat eerst ervaring is opgedaan en data in de praktijk is verzameld. Dat werkt in de praktijk het beste.’’

“De voorbereidingen voor de implementatie gingen in gezamenlijk overleg. Het menu werd ingericht en er werden bandjes ingesproken. Nadat alles voor de beide praktijken was klaargezet, was het tijd voor de daadwerkelijke overgang.’’

Kun je ons eens meenemen in de overstap?

“De overstap kostte mijn collega’s op de praktijk niet veel tijd. Als praktijkmanager heb ik natuurlijk wel veel tijd gestoken in de afstemming van de inrichting en voorbereiding, maar de assistentes hebben op de dag van overstap gewoon hun werk kunnen doen met een korte onderbreking voor een praktische training. De collega's konden het direct gebruiken en we waanden ons in een compleet nieuwe wereld doordat een aantal details waar we vooraf niet over hadden nagedacht veel prettiger werken. Dankzij de headsets met ruisonderdrukking ervaren we bijvoorbeeld geen last meer van omgevingsgeluid tijdens de gesprekken met patiënten - een echte verademing. Ook is het veel makkelijker om rapportages inzichtelijk te maken en processen te verbeteren. We zijn ontzettend blij met hoe de overstap gegaan is, maar vooral het plezier dat we dagelijks ervaren dankzij de technologie en klantgerichtheid van Huisartsentelefonie.’’

“Na de overstap is het natuurlijk wel zaak om iedereen goed in te werken op het nieuwe systeem en het kost even tijd om alles goed in te regelen, zoals het telefoonboek. Ook moesten een aantal zaken wat betreft inrichting na oplevering verder worden gefinetuned. Dat is in goede samenwerking gegaan. Hetzelfde geldt voor de facturatie, waar in eerste instantie iets niet in klopte. Na melding is dat met ons besproken en direct rechtgezet.’’

Hoe kijk je terug op de overstap naar Huisartsentelefonie?

“Met alle rust en goed vertrouwen. Je hoeft je geen zorgen te maken dat de praktijk tijdelijk niet bereikbaar is, want de overstap verloopt uitermate soepel. Maar ook de samenwerking die na de overstap volgt is heel erg fijn. Het uitvoeren van dergelijke projecten kost uiteraard tijd, maar in dit geval was er veel grip hierop doordat duidelijk was wat ik op welk moment moest doen. Het team achter Huisartsentelefonie is snel en duidelijk in hun communicatie. Dat werkt heel fijn in de samenwerking en ik raad het iedereen aan.’’

Ook de overstap maken?

Huisartsentelefonie is er om de telefonische communicatie met jouw patiënten zo soepel en prettig mogelijk te laten verlopen, en tegelijkertijd een sparringpartner te zijn op onderwerpen en vragen waar daar behoefte aan is. Zo zetten we samen met jouw praktijk de best mogelijke gezondheidszorg op nummer één. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Maak een afspraak en ontdek de mogelijkheden.