Inspreken en aanleveren vakantiebandjes
Door
Meino Kalwij
Bij incidentele afwezigheid zoals vakantie, nascholing, verbouwing et cetera, kan een afwezigheidsbandje worden afgespeeld voor mensen die jouw praktijk bellen. Dit bandje noemen we meestal vakantiebandje en overruled alle andere bandjes. De nationale feestdagen Nieuwjaarsdag, Koningsdag, Pasen, Hemelvaart, Pinksteren en Kerstmis worden standaard gezien als een zondag. Je hoeft voor deze dagen geen vakantiebandje in te spreken, tenzij je natuurlijk extra dagen gesloten bent rondom deze feestdagen.
Graag leggen we stap voor stap uit hoe het vakantiebandje voor te bereiden, in te spreken en aan te leveren.
1. Voorbereidingen
- Bepaal de periode van afwezigheid.
- Stem dit af met de waarnemer.
- Bepaal wie de tekst gaat inspreken, indien mogelijk is dit de huisstem die alle bandjes heeft ingesproken.
- Voorkom improvisatie en schrijf de tekst volledig uit.
- Geef direct aan dat de praktijk gesloten is en tot wanneer dit geldt.
- Vermeld naam en nummer van de waarnemer.
- Vermeld nummer huisartsenpost voor buiten openingstijden.
- Vermijd het gebruik van keuzetoetsen, tenzij anders afgesproken.
- Bel ons bij twijfel even op, kleine moeite om goed te overleggen en het daarna direct goed op te nemen en er zeker van te zijn dat het is afgerond!
Bijvoorbeeld:
Welkom bij huisartsenpraktijk XXX.
De praktijk is in verband met vakantie gesloten tot en met XXX.
Voor levensbedreigende spoed neem je contact op met waarnemend huisarts XXX op telefoonnummer XXX.
Ook voor zaken die niet kunnen wachten tot na onze vakantie kan je bij huisarts XXX terecht.
De waarnemend huisarts is tijdens openingstijden bereikbaar op telefoonnummer XXX.
Voor levensbedreigende spoed en dringende zaken buiten openingstijden neem je contact op met de huisartsenpost op telefoonnummer XXX, ik herhaal XXX.
Onze praktijk is weer bereikbaar op maandag XXX vanaf 8.00 uur.
2. Inspreken
- Gebruik de mobiele App Broadsoft Recorder, download deze indien nodig eerst voor Android of iPhone.
- Ga even op een rustige plek zitten zonder bijgeluiden en afleiding.
- Haal even diep adem, wel voordat je op opnemen drukt.
- Gebruik intonatie om de aandacht van de beller vast te houden.
- Spreek niet te snel, met name bij telefoonnummers die mensen moeten kunnen meeschrijven, maar overdrijf niet.
- Luister het ingesproken bericht direct zelf even terug.
- Sla het op met een voor jezelf logische naam.
De knoppen stap voor stap:
- Open de App en klik rechtsboven op +
- Klik linksonder op het record rondje om te starten
- Klik onderaan op het vierkantje om opname te stoppen
- Klik rechtsonderonder op play om terug te luisteren
- Klik rechtsboven op “done”, geef naam en klik “ok” om op te slaan
3. Aanleveren
Het is mogelijk het vakantiebandje zelf in de telefooncentrale te zetten en in te programmeren, omdat dit bij iedereen net even anders kan werken, verwijzen we hiervoor naar de handleiding die bij oplevering is overhandigd. Uiteraard biedt Huisartsentelefonie ook de service om het bandje voor je te plaatsen. In dat geval graag de input 3 tot 10 werkdagen voorafgaand aan de geplande afwezigheid aanleveren zodat je er zeker van kunt zijn dat het op tijd is ingeregeld.
- Zoek het juiste bandje in de Broadsoft Recorder App.
- Klik op het neerwaartse pijltje achter de naam.
- Kies e-mail –> er wordt een email opgesteld met recording in de bijlage.
- Richt de email aan support@viritel.nl.
- Vermeld jouw eigen naam, naam van de praktijk en exacte periode dat het vakantiebandje moet worden afgespeeld.
- Binnen twee werkdagen ontvang je een bevestiging dat het is verwerkt.